Manual de Registro de Depreciacion para Empresas en Venezuela
Toda empresa que inicia operaciones en Venezuela necesita asentar la depreciacion de sus activos para mostrar un resultado contable fiel y mantener sus libros en orden desde el primer cierre.
La practica contable empresarial obliga a repartir el valor de cada bien de uso como gasto a lo largo de su vida util estimada, en lugar de concentrarlo en un unico periodo.
Manejar bien este proceso permite a las empresas presentar estados financieros creibles ante socios, inversionistas y organismos de control durante todo el ejercicio.
En que consiste la depreciacion y por que la empresa debe atenderla
La depreciacion expresa la perdida de valor que sufren los activos fijos que la empresa emplea a diario en sus labores de produccion o de servicio.
Cada empresa debe diferenciar el costo de adquisicion del bien y su valor residual al terminar el periodo contable de uso previsto.
Contabilizar la depreciacion impide que la empresa sobreestime sus activos y adopte decisiones desacertadas sobre compras o sobre financiamiento.
Los estados financieros de la empresa se vuelven mas legibles cuando el gasto por depreciacion se reconoce de manera ordenada y sustentada en cada cierre.
Los manuales de BDV Empresas aconsejan que la empresa fije su politica de depreciacion desde el primer ejercicio contable de operacion.
Que bienes se deprecian y de que forma se ordenan
La empresa agrupa sus bienes en maquinaria, vehiculos, mobiliario y equipos de computo para controlar cada rubro con detalle.
Cada grupo de activo demanda politicas empresariales diferentes en cuanto a la tasa anual y al metodo de depreciacion que se aplica.
BDV Empresas sugiere a la empresa levantar un inventario inicial con fechas, costos y estado de cada bien adquirido.
Los terrenos quedan fuera de la depreciacion porque el uso no les resta valor, mientras que las edificaciones si entran en el plan de depreciacion de la empresa.
La empresa debe codificar cada activo con una referencia interna que permita cruzar el inventario fisico con los registros contables.
Casos de bienes depreciables
- Maquinaria de produccion y equipos industriales.
- Vehiculos de carga y de transporte operativo.
- Mobiliario, estanterias y equipos de oficina.
- Computadoras, servidores y equipos de comunicacion.
La empresa debe excluir de la depreciacion aquellos bienes de bajo costo que se llevan directamente al gasto del periodo.
Como escoger el metodo de depreciacion mas conveniente
El metodo de linea recta reparte el costo en cuotas iguales y es el preferido por las empresas locales gracias a la sencillez de su calculo.
El metodo de unidades producidas ata el gasto al nivel real de actividad que registran las empresas manufactureras del sector industrial.
La suma de los digitos del ano adelanta la carga y resulta util a empresas con equipos de fuerte desgaste durante los primeros periodos de uso.
El equipo de BDV Empresas recuerda que la empresa debe sostener un unico criterio de eleccion y dejar por escrito la justificacion tecnica de cada metodo.
La empresa solo deberia cambiar de metodo ante una razon economica comprobable y dejando constancia del cambio en sus notas contables.
La vida util marca el compas de cada empresa
La vida util de una edificacion suele calcularse en decadas, mientras que la de los equipos de computo es corta y depende del avance tecnologico que sigue la empresa.
La empresa ajusta estos plazos cuando ejecuta mejoras relevantes o cuando la normativa fiscal lo autoriza en cada ejercicio.
Una tabla de vida util bien ordenada ayuda a que la empresa calcule la depreciacion sin repetir errores y con total claridad.
El valor residual debe fijarse con prudencia y revisarse cuando el mercado demuestre que el bien conserva mas valor del que la empresa habia previsto.
La empresa que repasa su plan de depreciacion cada ano evita distorsiones importantes en sus estados financieros consolidados.
Edificaciones
La empresa suele estimar un periodo de uso de veinte a treinta anos para sus instalaciones productivas.
Maquinaria
La empresa proyecta una vida util de diez a quince anos segun la intensidad de uso de cada equipo.
Computo
La empresa deprecia sus equipos de computo en plazos cortos de tres a cinco anos por su obsolescencia.
De que forma se asienta la depreciacion
El asiento habitual carga la cuenta de gastos por depreciacion y abona a la cuenta complementaria del activo en los libros contables de la empresa.
La empresa que lleva libros auxiliares por cada activo agiliza sus cierres mensuales y anuales con informacion siempre a la mano.
La conciliacion contable permite a la empresa confirmar que el saldo acumulado coincide con el detalle de cada bien registrado.
La empresa debe imputar la depreciacion al centro de costo que corresponda para medir la rentabilidad real de cada area de negocio.
La depreciacion acumulada figura como una cuenta que disminuye el valor del activo dentro del balance general de la empresa.
Estructura del asiento contable
La empresa carga la cuenta de gastos por depreciacion del periodo y abona a la cuenta de depreciacion acumulada del activo que corresponde.
Este esquema conserva intacto el costo de adquisicion del bien y expone en el balance el valor neto contable que la empresa usa para analizar su patrimonio.
Pasos practicos para asentar la depreciacion
El primer paso consiste en determinar el costo total del bien, incluyendo fletes, aranceles y gastos de instalacion.
La empresa debe fijar el valor residual y la vida util antes de obtener la cuota anual de depreciacion del activo.
Luego la empresa asienta el registro en el libro diario y traslada el dato al mayor general de la contabilidad.
La revision periodica del plan permite a la empresa ubicar bienes que exigen ajuste por obsolescencia o por retiro anticipado.
BDV Empresas publica manuales que orientan a la empresa en el asiento sistematico de sus registros contables y en el orden de sus libros.
Determina el costo total
La empresa suma el precio de compra, los fletes, la instalacion y otros costos directos para fijar la base de depreciacion.
Estima valor residual y vida util
La empresa define el valor final previsto del bien y el periodo de uso economico para cada clase de activo.
Calcula la cuota anual
La empresa reparte el importe a depreciar entre la vida util aplicando el metodo escogido de forma consistente.
Registra y concilia
La empresa contabiliza el gasto en el libro diario y concilia el saldo acumulado al cierre de cada periodo.
El marco legal que la empresa debe tener presente
El marco contable venezolano admite varios metodos de depreciacion siempre que se apliquen con consistencia y con documentacion empresarial suficiente.
La empresa debe guardar las facturas y los contratos de adquisicion como respaldo del costo de cada activo depreciable.
La normativa tributaria fija tasas y plazos que la empresa debe contrastar con su registro contable interno del patrimonio.
La empresa puede consultar las referencias de BDV Empresas sobre tasas y plazos aplicables para orientar sus estimaciones iniciales.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados guian a la empresa en el tratamiento de bienes en desuso o deteriorados.
Mantener un expediente por cada activo facilita a la empresa responder ante cualquier revision de sus registros contables.
Fallas comunes en el registro de la empresa
Un error habitual en la empresa es pasar por alto la depreciacion de bienes que siguen en uso activo dentro de la operacion diaria.
Otras empresas duplican el gasto al depreciar bienes que ya fueron retirados o vendidos durante el ejercicio contable en curso.
La ausencia de politicas escritas genera criterios dispares dentro de la empresa y complica la auditoria de los libros.
La empresa que corrige a tiempo estos desajustes evita sobresaltos en sus declaraciones anuales y en sus estados financieros.
No revisar el valor residual cuando cambian las condiciones del mercado es otro error que distorsiona la cuota anual que calcula la empresa.
Como prevenir los errores
- Redactar una politica escrita de depreciacion empresarial.
- Revisar el inventario de activos al menos dos veces al ano.
- Conciliar la depreciacion acumulada con los libros auxiliares.
- Capacitar al personal contable en cada metodo aplicado.
La empresa que adopta estas practicas reduce los ajustes de ultima hora y presenta una contabilidad mucho mas confiable.
Ejemplo practico de depreciacion en linea recta
Una empresa compra maquinaria por una cifra considerable y estima un valor residual equivalente al diez por ciento del costo de adquisicion, criterio empresarial recomendado.
El calculo empresarial reparte el importe a depreciar entre la vida util y obtiene una cuota anual constante para todos los anos.
Al cierre del ejercicio, la empresa refleja el gasto acumulado en el estado de resultados y en el balance general.
El ejemplo muestra a la empresa como un metodo ordenado convierte un activo costoso en un gasto medible y planificable.
Una empresa consultada por BDV Empresas siguio este esquema y simplifico su cierre anual con informacion siempre disponible.
La constancia en el calculo permite a la empresa proyectar su flujo de caja y dimensionar sus compromisos futuros.
Desarrollo del ejemplo
La empresa compro maquinaria por doscientos mil bolivares, estimo un valor residual de veinte mil y una vida util de diez anos de operacion empresarial.
El importe a depreciar es de ciento ochenta mil bolivares, lo que da una cuota anual de dieciocho mil bolivares con el metodo de linea recta de la empresa.
Cada ano la empresa registra ese gasto hasta acumular el total del costo depreciable al final del periodo de uso previsto.
Preguntas y respuestas sobre depreciacion
Que se entiende por vida util de un activo?
Es el lapso previsto en el que la empresa calcula usar un bien dentro de su operacion productiva o de servicio.
Cual metodo emplean la mayoria de las empresas?
El metodo de linea recta es el mas usado porque reparte el costo en cuotas iguales y facilita la lectura de los estados financieros de la empresa.
Que ocurre si un activo deja de usarse?
La empresa debe cesar el reconocimiento de la depreciacion y analizar el tratamiento contable de ese bien inactivo dentro de sus libros.
Es obligatorio depreciar todos los bienes?
La empresa debe depreciar los bienes cuyo costo sea relevante y que tengan una vida util mayor a un periodo contable.
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